Il est très désagréable de se sentir en permanence sous pression, stressés, débordés, écrasés, par ce qui paraît être une montagne de tâches à accomplir. Pourtant, il suffirait de quelques comportements adaptés à sa propre personnalité pour que la confusion se dissipe, laissant la place à plus d’efficacité avec, en prime, un regain de sérénité au quotidien…
Plusieurs méthodes de gestion du temps ont été élaborées et sont actuellement utilisées dans le milieu du management. Elles insistent sur le fait que plus on consacre de temps à planifier une action, moins on en consacrera à son exécution. Si toutes possèdent leurs atouts, il ne reste qu’à se laisser séduire par celle qui correspond au mieux à sa sensibilité.
La méthode GTD
Les lettres « GTD » sont les initiales de « Getting Things Done », un ouvrage écrit par l’Américain David Allen. En français, le livre a pour titre « Faire avancer les choses, l’art de la productivité sans stress ». L’auteur propose, avec sa méthode, un antidote à cette terrible propension à remettre toujours au lendemain, attitude que les psys nomment « procrastination ». Il conseille de lister un nombre d’actes à effectuer, en commençant par ceux qui apparaissent facilement réalisables dans un délai relativement bref. Cette stratégie permet le déclenchement immédiat de l’action et dynamise l’esprit pour la suite. Exemple : supposons que vous inscriviez sur votre liste le projet de révision de votre voiture. Le plus efficace consiste à téléphoner au garage, dans les minutes qui suivent, pour prendre rendez-vous. Une fois accompli, ce geste installe une détente mentale. La méthode GTD convient donc surtout aux sujets qui ont du mal à faire le premier pas.
La matrice Eisenhower
En référence à une méthode mise au point par un collaborateur de Dwight David Eisenhower, Président des États-Unis de 1953 à 1961, cet outil de classification se révèle particulièrement aisé à appliquer. Il comporte seulement deux critères qui sont
l’urgence et
l’importance. Prenez une grande feuille de papier et partagez-la en 4 cases :
> Case n° 1 : inscrivez les choses urgentes et importantes : payer la facture d’électricité, régler la cantine des enfants, etc. Elles sont à faire en priorité, donc immédiatement.
> Case n° 2 : notez les tâches obligatoires mais peu urgentes, comme une visite de contrôle chez le dentiste ou chez l’ophtalmologiste. Elles demandent cependant à ce que vous leur assigniez une date butoir à ne pas dépasser.
> Case n° 3 : consignez les activités secondaires mais relativement urgentes, de type rempoter un pot de fleurs.
> Case n° 4 : terminez par les préoccupations peu importantes et peu urgentes : prendre des nouvelles d’un ou d’une amie ou classer les photos de vos vacances dans un album.
La matrice Eisenhower s’avère idéale lorsque votre emploi du temps est surchargé car elle permet, d’un simple coup d’œil, de savoir où vous en êtes.
La méthode des grosses pierres
Patrick Leroux, auteur québécois des « Secrets des gens actifs, efficaces et équilibrés, 12 stratégies pour identifier, gérer et accomplir vos priorités », a inspiré la méthode des grosses pierres, reprise par de nombreux systèmes de coaching. Elle s’applique surtout aux professionnels dont l’objectif consiste à obtenir un rendement maximum. En fin de semaine, établissez une liste de travaux à réaliser en commençant par ceux qui, selon vous, feront le plus avancer votre entreprise (en termes de rentabilité et d’efficacité) : ce sont les grosses pierres. Puis les obligatoires secondaires (pierres plus petites) et enfin, selon la disponibilité restante, celles qui vous paraissent anodines (ce sont de petits cailloux, voire du sable). Imaginez maintenant un contenant dans lequel il va falloir faire rentrer le maximum de pierres et de sable. Le bon sens veut que l’on y range d’abord les formes le plus volumineuses pour finir par les grains de sable. L’erreur consisterait à faire l’inverse avec, pour inconvénient, de ne plus avoir assez d’espace pour y mettre les grosses pierres...
Jacques Rivoli
