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      Bien rédiger un courrier

      Bien rédiger un courrier
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      Faisant suite au téléphone, l’ère de l’informatique a bousculé la façon de communiquer - mails, textos et autres MSN -, délaissant quelque peu le courrier papier. Pourtant, savoir rédiger une lettre reste d’actualité et peut d’ailleurs tout à fait s’avérer utile pour effectuer un courriel.

      Que ce soit à l’aide d’un clavier ou de façon manuscrite, écrire une lettre convoque des règles qu’il est important de connaître. Cependant, rappelons qu’il est toujours recommandé d’écrire une lettre de motivation à la main.

      Une page aérée et cohérente


      En haut à gauche de la page, inscrivez vos nom, prénom, adresse, et numéro de téléphone le cas échéant. En haut, à droite, le lieu et la date à laquelle vous écrivez et au-dessous le nom de votre destinataire. Pour une lettre administrative et afin de clarifier le but de votre courrier, il est important de préciser en trois ou quatre mots l’objet de votre écrit. Une lettre commence toujours par une formule dite d’appel qui est une façon de saluer votre correspondant, suivie d’une virgule. Par exemple, Monsieur le Maire, Cher Jean, etc. La première phrase revêt une importance particulière. Il est conseillé, surtout s’il s’agit d’une lettre de motivation, de ne pas commencer à la première personne de manière à ce que le lecteur soit d’emblée pris en compte. Cette phrase doit contenir une douzaine de mots maximum et donner envie de continuer la lecture. Vous pouvez maintenant commencer à parler de vous. Veillez toutefois à ce que votre page soit aérée en structurant le contenu en plusieurs paragraphes d’une dizaine de lignes chacun, séparés d’un saut de ligne. Rien n’est plus pénible pour un lecteur que d’avoir affaire à un texte écrit d’un seul tenant. D’autre part, sauf si vous êtes un écrivain de la lignée de Marcel Proust, évitez les phrases à rallonge. Vous vous rendrez compte des pauses lorsque vous lirez votre lettre à voix haute : le test est très révélateur, aussi bien pour la cohérence du contenu que pour la ponctuation. N’oubliez pas de conclure par une formule de politesse adaptée à votre destinataire : ainsi, un courrier informel et plutôt amical peut se terminer par Cordialement ou Bien à vous. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’assurance de mes sentiments respectueux convient lorsque la relation à son correspondant se veut plus solennelle. Pour un courrier officiel sollicitant un retour, la formule Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées reste une formulation standard adaptée. Enfin, pensez surtout à signer ! Écrire une lettre, quel qu’en soit l’objet, est l’occasion de vérifier la qualité de son orthographe et parfois de faire des découvertes. Pour un texte numérique, le correcteur d’orthographe prend ici toute sa fonction.
      Lorsque l’on écrit à la main - outre l’utilisation du dictionnaire -, il est intéressant de consulter, sur Internet, les sites orthographiques abordant de manière claire, parfois sous forme de mini-leçons vidéo très accessibles, les subtilités des accords grammaticaux, ainsi que certaines figures de style.

      Et le courriel ?


      La correspondance par courriel, très pratique, est de plus en plus prisée, aussi bien au niveau des particuliers que des entreprises. Sachez toutefois qu’un texte administratif informatique n’a aucune valeur sur un plan juridique, pour l’unique raison qu’il peut être modifié à la réception. Il peut aussi être soumis au piratage et, bien qu’il existe aujourd’hui des procédés complexes de signature électronique, il doit toujours être doublé par un courrier papier pour être valide. Toutefois, le courriel reste un outil de communication très intéressant, surtout lors d’une correspondance suivie. Voici donc quelques conseils pour en optimiser la pratique :
      - L’objet : devant le nombre de mails reçus par votre correspondant, il est nécessaire de soigner la formulation de l’objet de votre courriel de manière à ce qu’il attire l’attention. Il doit être le plus explicite possible avec un maximum de 30 caractères.
      - Le corps du mail : même si la mode est au SMS, parfois écrit en phonétique, un texte de ce type passe très mal en courriel et pas du tout - bien sûr - en cas de communication professionnelle. La règle du texte aéré et des paragraphes est également applicable à un courriel de qualité, d’autant que votre destinataire, même si c’est un ami, se sentira respecté. Le respect de l’orthographe reste essentiel pour éviter - entre autres - les confusions. Effectivement, combien de mails écrits à la va-vite ne sont pas entièrement compris par le destinataire et font souvent perdre un temps précieux. Utiliser les possibilités graphiques (caractères gras, italiques…) participe aussi à la clarté du message. En outre, il faut éviter d’écrire tout en majuscule (oui, cela arrive !) car dans le langage web, il exprime de l’agressivité…

       

      Marie-France Petit

       

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