|
Le développement personnel
dans Signes & sens
Diriger une réunion d’équipe
avec succès
|
L’émergence d’idées constructives est l’objectif premier d’une réunion d’équipe. Aussi est-il nécessaire de bien la préparer…
Une bonne information, en amont, permet déjà aux participants de réfléchir à l’ordre du jour et de faciliter ainsi le déroulement des discussions. Les professionnels convoqués – généralement pas plus de 7 pour un travail efficace – sont sélectionnés en fonction des sujets abordés. Les coachs conseillent d’éviter, si possible, les réunions avant 9 heures et après 17 heures afin que la motivation soit au rendez-vous. L’animateur les accueille et se doit d’être dans la salle en avance, ce qui lui réservera le droit de refuser les retardataires éventuels…
Les erreurs dommageables
Certaines entreprises souffrent de ce que d’aucuns appellent la réunionite. Il s’agit de la trop grande fréquence de réunions improductives. Mais aussi de la durée non justifiée de rencontres qui n’ont pas d’objectifs clairement définis. À bannir absolument : les règlements de comptes entre services où la règle du jeu consiste plus à détruire qu’à construire.
Le plan séquencé
Un timing précis anticipera les débordements horaires potentiels. Les capacités de vigilance s’amenuisant au-delà d’1 heure 30, il est sage de prévoir une pause de 5 minutes à ce moment-là. Pour débuter, le manager propose un plan précis du déroulement de la séance. Il n’est pas utile que cette préparation fasse l’objet d’une trace écrite distribuée. Les spécialistes en management préconisent que l’animateur, autant que faire se peut, ne lise pas ses documents. Il est important qu’il soit disponible au regard de ses interlocuteurs. L’alternance de stations debout pour exposer un sujet et assise pour symboliser l’écoute apporte en outre un rythme et une dynamique intéressante.
L’attribution des tâches
Indépendamment d’un secrétaire de réunion dont la mission est de consigner par écrit les phases importantes (idées, décisions prises, objectifs à atteindre), le manager peut demander à un participant d’être garant du temps. Ce participant interviendra chaque fois que la limite temporelle attribuée préalablement à un thème a été dépassée.
Écoute et prise de parole
Pour que chacun se sente concerné par l’objectif du jour, la notion d’échanges revêt une importance particulière. À l’issue de la présentation d’un dossier, il est essentiel de prendre en compte chaque remarque et d’être vigilant aux mimiques de l’assistance. La réunion sera d’autant plus réussie et productive si tous les membres se sentent véritablement acteurs. Ainsi, les barrières hiérarchiques ne doivent en aucun cas faire obstacle à l’émergence des idées. Le rôle de l’animateur est primordial à ce niveau en veillant scrupuleusement au temps de parole de chacun et en restant le maître de cérémonie incontesté et incontestable. Il sera apprécié s’il sait se montrer à la fois chaleureux et ferme (une main de fer dans un gant de velours !)...
Lilian Berthet
Les conseils du régulateur
– Établissez un ordre du jour précis en amont de la réunion, en ayant à l’esprit que vous devez veiller à ce qu’il soit respecté.
– Ouvrez la réunion par quelques mots d’accueil sympathiques de manière à capter l’attention de l’assemblée et susciter son désir de participer activement aux discussions.
– Soyez attentif aux messages non verbaux : un collaborateur peut donner l’illusion d’acquiescer mais son comportement montrer une certaine confusion face à ce qui est transmis. Vous pouvez dire par exemple : Je vous vois froncer les sourcils. Avez-vous besoin de davantage de précisions ? Cette simple question montre que vous prenez en compte tous les interlocuteurs et permet souvent de recentrer la question abordée.
– Recadrez poliment mais fermement un interlocuteur qui semble s’écarter du sujet traité, en remettant à plat ses propos (et non le locuteur concerné). Prenez à témoin l’ensemble du groupe de manière à ce que l’on n’ait pas l’impression que vous en faites une affaire personnelle.
– Vérifiez à l’issue de la séance que toutes les décisions prises en accord avec les objectifs visés fassent l’unanimité. Vous pouvez faire un rapide résumé pour vous en assurer.
|
